会员管理办法（试行）

黄冈师范学院

人工智能与自动化协会

会员管理办法

（试行）

依据文件：《黄冈师范学院人工智能与自动化协会章程（2026年修订版）》

衔接制度：《黄冈师范学院人工智能与自动化协会入会管理与考核办法（试行）》

适用范围：正式会员的登记、日常管理、考核、状态调整、处分、退会与除名

2026年9月

第一章 总则

第一条 制定目的

为规范黄冈师范学院人工智能与自动化协会正式会员的日常管理，明确会员权利义务、会员编号与档案、日常参与、学期考核、状态调整、纪律处理、退会与除名程序，维护协会正常秩序和会员合法权益，根据《黄冈师范学院人工智能与自动化协会章程》及《入会管理与考核办法（试行）》，结合协会实际，制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于已经依规取得正式会员资格的协会成员。入会申请人和入会培养对象的管理，主要按照《入会管理与考核办法（试行）》执行；涉及培训、考勤、竞赛项目、干部、财务资产及档案信息的具体事项，按照相应专项制度执行。

第三条 管理原则

会员管理坚持以下原则：

（一）权利义务一致。会员在享有协会资源、培训、项目和竞赛机会的同时，应承担相应纪律、任务和协作责任；

（二）培养与管理并重。协会通过制度管理保障秩序，同时以促进成员成长、技术积累和组织传承为主要目的；

（三）公平公开。涉及会员考核、资格调整、处分和除名的规则应公开，处理应以事实和记录为依据；

（四）过程留痕。会员状态、考勤、任务、考核、处分、退会及交接等重要事项应形成可追溯记录；

（五）尊重学业。协会活动应合理考虑正常教学、考试、实习及其他正当学习安排，不得以协会事务不当影响成员正常学业。

第二章 会员身份、权利与义务

第四条 正式会员身份

完成入会培养和考核，经协会审核通过并建立会员档案后，取得正式会员资格。正式会员资格自录取名单确认之日起生效。

正式会员在日常管理中可根据实际情况记录为“正常”“长期请假”“限期整改”“暂停相关资格”“已退会”“已除名”“资格自然终止”等状态。状态记录用于协会内部管理，不改变已经发生的历史档案。

第五条 会员权利

正式会员依章程享有下列权利：

（一）依规参加协会组织的培训、活动、项目、竞赛及对外交流；

（二）在符合权限和保密要求的前提下，使用协会提供的技术资料、设备、项目案例和其他学习资源；

（三）对协会工作提出意见、建议和合理批评，并对重大事项享有相应知情权和监督权；

（四）按照章程和相关制度行使选举权、被选举权，并依规申请担任部门负责人、项目负责人、培训负责人等职务；

（五）在符合条件时申请参加协会组织或推荐的竞赛、项目及评优推荐；

（六）对涉及本人会员身份、考核、处分和除名的处理结果提出说明、申诉或复核申请；

（七）依规自愿退出协会。

第六条 会员义务

正式会员应履行下列义务：

（一）遵守国家法律法规、学校有关规定、协会章程及各项管理制度；

（二）维护协会声誉和整体利益，不以协会名义开展未经授权的活动；

（三）按要求参加必要的培训、例会、项目实践和协会活动，不能参加时依规履行请假手续；

（四）认真完成经合理分配并本人确认的协会任务、项目任务和交接事项；

（五）遵守学术诚信、竞赛纪律、知识产权、实验安全和信息安全要求；

（六）爱护协会公共资产和账号资源，不擅自外借、转让、泄露或处置；

（七）及时更新本人必要的会员信息，并配合会员档案、项目成果、竞赛材料和工作记录归档；

（八）尊重其他会员，保持基本的团队协作和沟通秩序。

第三章 会员登记、编号与档案

第七条 会员登记

正式录取后，协会应及时完成会员登记。会员登记至少包括姓名、学号、学院、专业、班级、年级、联系方式、入会批次、正式入会时间、所属部门、主要技术方向及当前会员状态等信息。

第八条 会员编号

协会实行唯一会员编号制度。会员编号原则上采用“HGNUAIAA-入会年份-三位顺序号”的形式，例如“HGNUAIAA-2026-001”。同一编号不得重复分配，会员退会、除名、毕业或其他原因终止资格后，原编号保留在历史档案中，不再重新使用。

会员编号仅用于协会内部身份识别、档案管理和网站系统建设，不替代学校学号、校园身份或学校颁发的任何正式证件。

第九条 会员档案

协会应为正式会员建立电子会员档案。除基础身份信息外，档案可持续记录培训、考勤、项目、竞赛、获奖、任职、学期考核、处分、状态变化和退出等信息。

会员档案的访问、公开范围和保存方式由《档案与信息管理办法》进一步规定。未经授权，不得公开会员学号、联系方式、个人评价等非必要信息。

第十条 信息变更

会员的联系方式、班级、技术方向、部门意向等重要信息发生变化时，应及时向相应负责人报备或在协会信息系统中更新。因本人长期未更新信息导致通知无法送达的，协会仍应尽合理方式联系本人，并保留相关记录。

第四章 日常参与与请假管理

第十一条 日常参与

正式会员应根据协会工作安排和本人所承担的职责，合理参加培训、例会、项目、竞赛准备和其他必要活动。不同部门、项目组和技术方向可根据实际工作量提出具体参与要求，但不得与协会统一制度相冲突。

第十二条 请假原则

会员因课程冲突、考试、实习、竞赛、身体不适、家庭事务或其他正当原因无法参加规定活动时，应履行请假手续。能够提前预知的，应原则上在活动开始前提出；突发情况无法提前请假的，应在条件允许后及时补充说明。

具体的签到方式、迟到早退认定、请假审批、无故缺席次数及考勤统计标准，由《考勤与例会管理办法》规定。

第十三条 长期请假

会员因考研备考、长期实习、交换学习、身体原因或其他持续性事项，预计连续四周以上无法正常参加协会日常活动的，可申请长期请假。长期请假原则上以一学期为最长单次周期，确需延长的应重新申请。

长期请假期间原则上保留正式会员身份，但可暂停承担固定任务、项目岗位或管理职务。长期请假期满后，会员应主动确认恢复正常参与状态；担任干部或项目负责人的，还应按照有关制度处理岗位交接或恢复事项。

第十四条 任务与反馈

协会安排工作任务时，应明确任务内容、负责人、完成时间及必要资源。会员接受任务后应按要求完成；确因客观原因无法按期完成的，应及时向负责人反馈并协商调整，不得长期无反馈、无说明地搁置任务。

第五章 会员学期考核

第十五条 考核周期

协会原则上每学期至少组织一次正式会员综合考核。考核主要用于了解会员参与状态和成长情况，为培养安排、项目选拔、评优推荐、干部培养及必要的整改提供依据。

第十六条 考核内容

会员学期考核总分原则上为100分，由以下项目构成：

未参加某类项目或竞赛的会员，不因未获得竞赛成绩而当然扣分；考核应以本人实际承担的责任和应参加事项为基础。因长期请假等经批准的特殊状态，应结合实际情况合理评价。

第十七条 考核结果

存在严重违纪、弄虚作假、侵占公共资源等情形的，不因综合得分较高而免于纪律处理；相关事项按照本办法第七章执行。

第十八条 考核组织与记录

会员考核由主席团统筹，各部门、项目组和培训负责人提供必要的事实记录。考核结果应向本人反馈，并纳入会员档案。会员对明显的事实记录或计分错误有异议的，可提出复核。

第六章 激励与发展支持

第十九条 优秀会员认定

对学期考核优秀、在培训传承、项目实践、竞赛、技术支持、组织工作或公共事务中表现突出的会员，协会可在内部认定为优秀会员或骨干培养对象。具体名额和称号可根据学校有关规定及协会实际确定。

第二十条 发展支持

在条件允许且符合相应规则的前提下，协会可优先向表现良好的会员提供下列发展机会：

（一）参加更高阶技术培训、专题工作坊或学长带领计划；

（二）参与重点项目、竞赛选拔和对外交流；

（三）担任项目负责人、培训负责人、技术方向骨干或部门岗位；

（四）参与协会经验分享、技术资料建设和新成员培养；

（五）按照学校和学院有关要求参与协会内部或对外评优推荐。

发展机会不构成对任何奖项、竞赛名额、学校评优或其他外部结果的保证。

第七章 纪律处理与整改

第二十一条 纪律处理种类

会员违反章程或相关制度时，协会可根据事实、情节、主观过错和造成的影响，依次或直接采取下列处理措施：

第二十二条 重点处理情形

下列情形可作为警告、整改、暂停相关资格或除名的重要依据：

（一）无正当理由长期不参加规定活动，且经提醒后仍未改正；

（二）多次接受任务后无故不履行、长期失联或严重影响团队工作；

（三）在竞赛、科研、项目或协会活动中存在作弊、抄袭剽窃、冒名顶替、伪造材料等行为；

（四）擅自挪用、侵占、损坏协会资产，违规处置协会经费、设备、账号或资料；

（五）未经授权以协会名义对外发布信息、签署合作、募集经费或开展其他活动，造成不良影响；

（六）泄露应当保密的会员信息、未公开项目资料、账号密码或其他受限信息；

（七）故意侮辱、排挤、威胁其他成员或严重扰乱协会正常秩序；

（八）其他经核实严重违反协会章程、学校规定或基本诚信要求的行为。

第二十三条 处理程序

对会员作出警告以上处理，原则上按照“事实核实—告知本人—听取说明—集体讨论—形成决定—结果送达—归档”的程序进行。

一般事项由主席团讨论决定；拟作出除名处理的，原则上应由参加讨论的主席团成员三分之二以上同意，涉及重大或复杂事项时应征求指导教师意见。学校另有规定的，按学校规定执行。

紧急情况下，为防止继续造成损失或风险，可先暂停有关账号、设备、项目权限或对外代表资格，再补充完成后续核实和处理程序。

第二十四条 整改与复核

限期整改应明确整改事项和期限，原则上为2—4周。整改期满后，由原提出问题的负责人和至少1名其他负责人共同复核。整改有效的，可恢复正常状态；整改不到位的，可进一步采取相应处理。

第八章 退会、除名与资格终止

第二十五条 自愿退会

会员有退会自由。自愿退会应提交书面或可留痕电子申请，并说明需交接的任务、项目、资料、账号和资产。不存在未结事项的，可直接办理；存在未结事项的，应按照交接要求完成后确认退会。

第二十六条 除名

会员符合章程规定的除名情形，或者经限期整改后仍严重不符合基本会员要求的，可依本办法作出除名处理。除名决定应说明主要事实、依据和生效时间，并告知本人复核渠道。

第二十七条 资格自然终止

会员因毕业、退学、转学或其他原因不再具有黄冈师范学院在籍学生身份时，其正式会员资格原则上自然终止。协会可根据本人实际贡献，在历史档案中保留“历届会员”“校友成员”等非在籍身份记录，但该记录不等同于在籍正式会员资格。

第二十八条 工作交接

退会、除名、资格自然终止或岗位调整涉及协会工作、项目、账号、资料、设备、财务或其他公共资源的，应原则上在两周内完成交接。特殊情况下确需延长的，由主席团明确交接期限和负责人。

第九章 申诉与复核

第二十九条 复核申请

会员对学期考核中的事实记录、警告以上纪律处理、暂停相关资格或除名决定存在异议的，可在收到结果或决定后5个工作日内提出复核申请。复核申请应说明异议事项、理由及可提供的相关材料。

第三十条 复核程序

复核原则上由未直接负责原争议处理的人员参与。主席团应检查事实记录、程序执行和制度适用是否准确，必要时重新听取相关人员说明。涉及重大争议的，可征求指导教师意见。

复核可维持原决定、纠正记录、调整处理或者撤销原决定。复核结果应以可留痕方式反馈本人并归档。除发现新的重要事实或程序存在重大问题外，同一事项原则上不重复受理。

第十章 附则

第三十一条 制度衔接

本办法与《入会管理与考核办法》《会员培训管理办法》《考勤与例会管理办法》《竞赛与项目管理办法》《干部及部门管理办法》《财务与资产管理办法》《档案与信息管理办法》等共同构成协会会员管理制度体系。具体事项有专门规定的，从其规定；专门规定与章程不一致的，以章程为准。

第三十二条 解释与修订

本办法由黄冈师范学院人工智能与自动化协会主席团负责日常解释。试行期间可根据实际运行情况收集会员意见并提出修订方案；涉及重要会员权利义务或纪律规则调整的，应履行相应审议程序。

第三十三条 生效

本办法经协会规定程序审议通过，并按需要报指导教师或相关管理部门审核、备案后施行。

附录 会员管理关键规则一览