黄冈师范学院
人工智能与自动化协会
财务与资产管理办法
（试行）
依据文件：《黄冈师范学院人工智能与自动化协会章程（2026年修订版）》及学校、学院有关财务和学生社团管理规定
适用范围：协会经费预算、收入、采购、报销、收支记录、财务公开、公共资产和耗材管理
文件状态：主席团审核稿，审议通过后按规定施行
2026年9月
第一章 总则
第一条 制定目的
为规范协会经费和公共资产管理，确保资金使用真实、合规、公开、可追溯，保障竞赛、培训、项目和活动正常开展，防止账目不清、资产流失和个人垫付争议，根据协会章程及学校有关规定制定本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于协会统一管理或以协会名义申请、接受、使用的经费、奖金、赞助、物资、仪器设备、开发板、工具、耗材和其他公共资产。学校或学院另有更严格规定的，从其规定。
第三条 基本原则
（一）合法合规。经费来源和使用必须符合学校、学院及相关法律规定；
（二）先审批后支出。原则上不得未经确认即以协会名义形成重大付款义务；
（三）真实凭证。采购、报销、收入和资产变动应有可核验记录；
（四）职责分离。申请、审批、经办、记账和核查应尽量由不同人员承担，避免一人全流程控制；
（五）公开透明。财务部定期形成收支汇总，重大支出按章程履行集体讨论和必要审批；
（六）资产可追踪。公共设备应有台账、保管责任和借还记录。
第二章 经费来源与预算
第四条 经费来源
协会经费来源按章程可包括会员会费（如依规收取）、学校或学院划拨经费、合法赞助或捐助、竞赛奖金按规定纳入部分、其他合法收入。任何社会赞助、捐助和募集活动均应符合学校审批要求，不得私自以学校或协会名义募资。
第五条 会费
如学校和协会决定收取会费，应提前公开收取依据、标准、用途、减免或退费规则，并按学校要求履行程序。未经批准不得临时向会员强制收取各类“活动费”“项目费”。成员自愿AA的临时个人消费应与协会正式经费明确区分。
第六条 学期预算
财务部可会同主席团根据培训、竞赛、活动和设备维护需求编制学期预算。预算用于提前规划资源，并非必须将预算全部花完。预算外重大支出应补充说明并重新履行审批。
第七条 专项预算
重点竞赛、长期项目、大型活动或设备采购宜设置专项预算，列明预计报名费、材料费、加工费、交通费、宣传费等，便于赛后或活动后核对。
第三章 支出审批与采购
第八条 支出申请
需要使用协会经费的，应在支出前提出申请，说明用途、预计金额、经办人、资金来源和必要性。常规小额耗材可按已批准的学期或专项预算简化申请。
第九条 审批权限
日常预算内支出可由相应负责人按协会内部授权确认；重大开支、超预算支出、长期设备采购或对外合同类事项，应经主席团讨论，并按章程报指导教师及学校、学院有关部门审批。具体金额权限如学校另有规定，直接执行学校标准。
第十条 采购原则
采购应以满足实际需要、质量可靠和价格合理为原则。对金额较大、型号复杂或具有替代方案的采购，应适当比较价格和规格。不得为了消耗预算购买明显无需求物品。
第十一条 个人垫付
个人垫付前应尽量确认该支出可报销及所需凭证。未经批准的个人垫付不当然形成协会必须报销的义务。紧急情况下先行垫付的，应尽快补充说明和审批记录。
第十二条 禁止性支出
协会经费不得用于违反法律和学校规定的事项，不得用于干部或会员私人消费、个人礼品、无关娱乐、变相分红或其他与协会宗旨明显无关的支出。
第四章 报销与收支记录
第十三条 报销材料
报销应按学校和经费来源要求提供发票、票据、支付记录、订单、活动或项目说明等材料。无法取得合规票据的，应在支出前确认是否允许采用其他证明方式。
第十四条 报销时限
经办人应在事项结束后及时提交报销材料，原则上不跨学期长期积压。因学校财务周期、赛事结果或其他客观原因延迟的，应在台账中标记“待报销”状态。
第十五条 收入登记
协会收到学校经费、赞助、奖金、会费或其他收入时，应登记来源、金额、时间、用途限制和实际到账情况。由学校账户统一管理的，也应保存可核对的内部记录。
第十六条 财务台账
财务部应维护统一收支台账，至少记录日期、事项、收入或支出、金额、经办人、审批情况、凭证位置、对应项目或活动及备注。账目不得只存在个人微信、支付宝或零散截图中。
第十七条 现金与个人账户
原则上减少现金和长期使用个人账户代管协会资金。如因实际条件需临时通过个人账户收付，应事先明确责任、及时登记并尽快完成结算，不得与个人资金长期混同。
第五章 财务公开与监督
第十八条 定期汇总
财务部原则上每学期形成一次财务收支汇总，向会员大会或按协会安排向会员公开必要信息。公开内容应包括主要收入、主要支出、期末结余或待处理事项，但不必公开个人银行卡号等敏感信息。
第十九条 重大事项公开
重大设备采购、大型活动、社会赞助、竞赛奖金统一管理等事项，应说明资金来源、使用依据和处理结果。涉及个人依法应保密的信息可做脱敏。
第二十条 内部核查
按照章程，主席团应委托非财务部成员对账目和凭证进行定期核查。核查重点包括账实是否一致、审批是否完整、凭证是否可核验、资产是否登记。发现问题应及时整改。
第二十一条 学校监督
协会财务接受学校、学院、团委及相关部门监督检查。检查所需资料应如实提供，不得隐匿、伪造或销毁。
第六章 公共资产登记与保管
第二十二条 公共资产范围
使用协会经费、学校经费、赞助物资或以协会名义取得并供共同使用的仪器、开发板、传感器、机器人部件、工具、打印设备、存储设备、桌椅及其他耐用物品，应纳入公共资产管理。
第二十三条 资产登记
公共资产应登记名称、型号、数量、来源、取得时间、存放位置、保管人、状态及必要的序列号。高价值设备可附照片、购置凭证和说明书位置。
第二十四条 保管责任
公共资产应明确保管人或保管部门。保管人负责基本状态确认、借还登记和异常反馈，但不因承担保管工作而自动承担非本人过错造成的一切损失。
第二十五条 借用流程
会员因培训、项目或竞赛需要借用设备时，应登记借用人、用途、借出时间、预计归还时间和设备状态。高价值或关键设备可要求项目负责人共同确认。未经允许不得转借第三人。
第二十六条 归还与检查
使用结束后应及时归还，并由保管人或指定人员检查数量和基本状态。发现故障或缺件应如实说明，不得隐瞒后继续流转。正常使用损耗与人为损坏应区分处理。
第七章 耗材、损坏与报废
第二十七条 耗材管理
导线、焊锡、电子元件、3D打印材料、紧固件等耗材可按类别建立简化台账。用量较大或价格较高的耗材应与项目或培训对应，避免无法追溯的大量消耗。
第二十八条 损坏处理
设备发生损坏时，应先停止可能扩大故障的操作，记录情况并通知保管人或负责人。因正常使用、设备老化或不可预见故障造成的，不应简单要求个人赔偿；因明显违规操作、故意损坏或擅自拆改造成损失的，可根据实际责任和学校规定处理。
第二十九条 遗失处理
资产遗失后应及时报告并尽力查找。对因保管疏忽造成的损失，应依据设备价值、使用情况、过错程度和学校相关规定合理处理，不得由干部个人随意确定赔偿金额。
第三十条 报废与处置
公共资产确已无法使用、维修价值明显不足或学校要求报废的，应履行学校或协会相应审批和登记程序。任何个人不得私自丢弃、出售、拆分占有或转赠协会资产。
第八章 竞赛奖金、赞助与专项资金
第三十一条 竞赛奖金
竞赛奖金按照赛事规则、学校规定和队伍约定处理。若由协会或学校统一代收，应在台账中记录并说明分配依据；不得未经队员知情擅自截留应属于参赛成员的奖金。
第三十二条 社会赞助与捐助
接受企业或个人赞助、捐助，应事先履行学校要求的审批程序，明确是否附带宣传、合作或使用条件。不得接受要求违反学校规定、影响评审公正或与协会宗旨明显不符的赞助。
第三十三条 专款专用
学校项目经费、指定用途赞助和其他有明确用途限制的资金，应按指定用途使用并单独标识。余额处理按资金来源规定执行。
第九章 换届盘点与交接
第三十四条 学期或年度盘点
财务部和资产保管人员原则上每学年进行至少一次全面核对，检查账目、库存、借出设备、待报销事项、故障资产和长期未归还设备。
第三十五条 换届交接
换届时应完成财务台账、凭证、账户或平台权限、待报销事项、资产台账、实物设备和借出清单交接。新旧负责人应共同核对，发现差异应注明原因并形成待办事项。
第三十六条 资料保存
财务和资产资料按照《档案与信息管理办法（试行）》保存。包含身份证号、银行卡号等敏感信息的凭证，应限制访问并按必要性留存。
第十章 违规处理与附则
第三十七条 违规情形
侵占、挪用、私分协会资金或资产，伪造凭证，故意隐瞒收支，未经批准处置资产或以协会名义私自募资、接受不当赞助等，属于严重违规。协会应及时停止相关操作、保存记录并按学校和会员管理规定处理。
第三十八条 责任边界
财务部负责记账和流程执行，不对未经其知情或超出权限的个人行为承担当然责任；审批人、经办人、保管人分别对本人职责范围内的行为负责。
第三十九条 解释与修订
本办法由协会主席团负责解释，财务部负责日常执行。学校财务、资产或社团管理规定调整时，应及时同步修订。
第四十条 生效
本办法经协会规定程序审议通过，并按需要报指导教师或相关管理部门审核、备案后施行。