部门及干部管理办法（试行）

黄冈师范学院

人工智能与自动化协会

部门及干部管理办法

（试行）

依据文件：《黄冈师范学院人工智能与自动化协会章程（2026年修订版）》

适用范围：主席团、研发部、宣传部、活动策划部、财务部及协会干部、干事、项目与培训负责人的职责、任用、考核和交接

文件状态：主席团审核稿，审议通过后按规定施行

2026年9月

第一章 总则

第一条 制定目的

为明确协会组织架构、部门职责和干部权责，规范干部产生、任用、考核、调整、辞职和交接程序，防止职责不清、权力集中、工作断层和换届资料流失，依据协会章程制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于协会会长、副会长、各部门负责人、干事，以及经协会确认的项目负责人、培训负责人等承担组织管理职责的成员。会员大会和主席团的产生方式以协会章程为准。

第三条 管理原则

（一）权责对应。承担职务应明确职责、权限和交接要求；

（二）民主规范。章程规定需要选举或审议的事项不得以个人指定替代；

（三）能力与责任并重。干部任用既看能力，也看诚信、协作和持续履职情况；

（四）服务成员。干部岗位是组织责任，不构成对普通会员的特权；

（五）可持续交接。重要账号、资料、资产和未完成事项必须形成交接。

第二章 组织架构与部门职责

第四条 组织架构

协会按照章程设会员大会或会员代表大会、主席团及研发部、宣传部、活动策划部、财务部四个职能部门，并根据实际项目设置临时项目组、竞赛队或专项工作组。临时组织不得取代章程规定的正式机构。

第五条 主席团

主席团由会长1名、副会长若干名组成，是会员大会闭会期间的执行机构，负责贯彻会员大会决议、统筹部门工作、重大事项协调、对外联络、向指导教师汇报、组织换届和制度执行监督。

第六条 研发部

研发部负责技术培训、竞赛与项目研究开发、技术资料整理、技术方向建设、项目台账和技术传承。涉及竞赛和项目的具体职责同时执行《竞赛与项目管理办法（试行）》。

第七条 宣传部

宣传部负责微信公众号、网站、社交平台等内容运营，赛事成果和协会活动宣传，图片文字记录、品牌形象和对外信息发布。公开内容应真实、规范并遵守隐私和知识产权要求。

第八条 活动策划部

活动策划部负责技术讲座、培训营、迎新纳新、交流活动等活动的策划与组织，协调场地、人员、物资和流程，并做好必要的活动记录与复盘。

第九条 财务部

财务部负责预算、收支记录、报销材料、财务公开、资产台账协同管理等工作。财务人员不得单独决定超出权限的重大支出，具体执行《财务与资产管理办法（试行）》。

第三章 干部岗位职责

第十条 会长职责

（一）统筹协会发展规划和年度重点工作；

（二）召集或协调主席团会议、会员大会等重要会议；

（三）协调各部门、项目和对外联系，推动章程和制度执行；

（四）向指导教师和挂靠单位汇报协会重要事项；

（五）对重大风险、财务、资产、账号、换届和档案交接承担组织责任；

（六）不得绕过章程和集体程序擅自决定应由会员大会或主席团审议的事项。

第十一条 副会长职责

副会长按照分工协助会长工作，可分别联系技术培养、竞赛项目、行政宣传、活动或财务等领域。会长暂时无法履职时，可由主席团确定1名副会长代行必要日常协调职责，但不得擅自改变重大制度或组织结构。

第十二条 部长职责

部门负责人负责制定部门学期计划、安排任务、培养干事、维护部门资料、参加必要协调会议、向主席团报告工作，并在换届或离任时完成部门完整交接。

第十三条 干事职责

干事在部门负责人指导下承担具体工作，享有提出建议、选择适合任务和接受培养的权利。部门不得将长期重复性杂务全部压给低年级干事，应给予其学习和成长机会。

第十四条 项目与培训负责人

项目负责人、竞赛队长和培训负责人属于专项责任岗位，其任用和撤换可不等同于正式干部换届，但应明确任务期限、职责和资料交接。

第四章 干部产生与任用

第十五条 主席团产生

主席团按照协会章程由会员大会或会员代表大会选举产生。候选人应为正式会员，无重大违纪记录，并能够在任期内持续履职。

第十六条 部门负责人任用

各部门负责人由主席团根据章程任命。任用前应综合考察候选人的部门工作经历、责任心、协作能力、专业或组织能力和可投入时间，并听取相关成员意见。

第十七条 干事与专项负责人

部门干事可通过自愿报名、双向选择或部门推荐方式确定。项目负责人、培训负责人由相应部门提出或主席团协调确定。任用结果应形成可查记录。

第十八条 试岗机制

对首次担任部门负责人或重要专项负责人的成员，可设置原则上2至4周的试岗期。试岗期间应明确任务和指导人员，试岗结束后根据实际履职情况确认、调整或取消岗位。

第十九条 回避原则

干部选拔、评优、处分或资源分配中，如参与决策人员与相关成员存在可能影响公正判断的密切关系或直接利益关系，应主动说明并由主席团决定是否回避。

第五章 工作机制

第二十条 学期工作计划

主席团和各部门原则上在学期初制定重点工作计划，明确培训、项目、活动、宣传、财务或档案等主要任务。计划应可调整，不要求为了形式安排没有实际价值的活动。

第二十一条 任务分配

任务分配应说明目标、负责人、截止时间和所需资源，尽量避免多人同时负责但无人最终负责。成员对任务存在时间或能力困难时，应及时反馈并调整。

第二十二条 请示与决策

日常事务由相应负责人在职责范围内处理；跨部门、重大支出、重大对外合作、重要制度变更、成员严重处分等事项应提交主席团或按章程提交会员大会、指导教师及相关部门。

第二十三条 工作记录

部门和项目的重要决定、任务清单、活动复盘、账号权限、财务资产和资料位置应形成必要记录。不得将协会关键运行信息长期只保存在个别干部私人聊天和个人设备中。

第六章 干部考核与培养

第二十四条 考核周期

协会原则上每学期对主要干部和部门负责人进行一次履职评价，可与会员学期考核结合开展。评价结果用于改进工作、干部培养、是否续任或岗位调整。

第二十五条 考核内容

第二十六条 评价方式

评价可结合本人述职、部门成员反馈、任务记录和主席团评议。不得用“是否听话”或与工作无关的私人关系作为干部评价标准。对争议较大的评价，应允许当事人说明。

第二十七条 后备干部培养

各部门负责人有责任培养至少1名能够了解主要工作的后备成员。协会应通过轮值、项目负责、培训主讲、活动统筹等方式让有意愿的会员获得实际管理经验，避免换届时无人接手。

第七章 辞职、调整与免职

第二十八条 主动辞职

干部因学业、健康、实习、个人规划等原因无法继续履职的，可提出辞职。协会应尊重合理退出选择，并安排必要交接，不应以此进行羞辱或不当施压。

第二十九条 岗位调整

干部因职责变化、工作量不匹配或个人能力方向变化，可经沟通调整分工或岗位。一般调整由主席团讨论决定；涉及主席团成员的变化应按章程规定办理。

第三十条 免职或撤换

存在长期不履职、严重违反制度、滥用职权、弄虚作假、故意隐瞒重要事项、拒不交接或造成明显不良影响等情形的，可启动免职或撤换程序。处理应依据事实、听取本人说明，并按岗位权限由相应机构作出决定。

第三十一条 临时补位

岗位出现空缺且短期内需要继续工作时，可指定临时负责人。临时负责人应有明确期限和权限，后续按章程或本办法完成正式补充。

第八章 换届与工作交接

第三十二条 换届准备

换届前，主席团和各部门应提前整理本届工作总结、未完成事项、制度文件、会员与项目数据、财务账目、资产、账号权限和关键联系人，减少口头交接。

第三十三条 交接清单

第三十四条 交接确认

新旧负责人应对重要事项逐项确认。涉及财务、公共资产、核心账号和长期项目的交接，原则上由至少1名主席团成员或相关负责人共同见证并留存记录。

第三十五条 离任后义务

离任干部应停止以原职务身份对外作出新的协会决定，及时移交管理员权限和协会资料。对任期内知悉的个人信息、未公开项目和账号安全信息仍负有合理保密义务。

第九章 行为规范与监督

第三十六条 干部行为规范

（一）不得利用职务强迫会员处理与协会无关的私人事务；

（二）不得私自占用、处置协会经费、资产、账号和成果；

（三）不得因私人关系在竞赛名额、评优、处分、资源分配中给予不当优待或打压；

（四）不得公开羞辱、恶意排挤成员或制造不必要的等级化管理；

（五）不得隐瞒重大安全、财务、数据泄露或对外合作风险。

第三十七条 监督与意见

会员可通过主席团、指导教师或协会指定渠道对干部工作提出意见和投诉。涉及会长或主席团整体的重大争议，可按照章程由会员大会、指导教师或挂靠单位协调处理。

第十章 附则

第三十八条 制度衔接

干部同时作为会员、项目负责人、财务经办人或档案管理员时，还应执行相应专项制度。发生冲突时，以协会章程及学校上位规定为准。

第三十九条 解释与修订

本办法由协会主席团负责解释。试行期间根据组织规模、部门设置和换届实际情况提出修订。

第四十条 生效

本办法经协会规定程序审议通过，并按需要报指导教师或相关管理部门审核、备案后施行。