黄冈师范学院
人工智能与自动化协会
竞赛与项目管理办法
（试行）
依据文件：《黄冈师范学院人工智能与自动化协会章程（2026年修订版）》及相关会员、财务、资产制度
适用范围：协会名义下的学科竞赛、创新项目、技术项目、科研训练和对外合作项目
文件状态：主席团审核稿，审议通过后按规定施行
2026年9月
第一章 总则
第一条 制定目的
为规范协会竞赛与项目的立项、组队、报名、资源使用、过程管理、成果归档和赛后复盘，保障学术诚信、团队协作、技术传承和协会声誉，根据协会章程有关竞赛参赛管理和核心成员培养要求，制定本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于以协会名义组织、推荐、支持或使用协会公共资源开展的学科竞赛、创新创业项目、机器人与自动化项目、软件算法项目、科研训练、技术服务和其他工程实践。成员完全以个人身份参加且未使用协会名义和公共资源的活动原则上不纳入本办法，但仍应遵守学校相关规定。
第三条 管理原则
（一）培养优先。竞赛和项目应服务成员能力提升与技术传承，不以奖项数量替代培养质量；
（二）诚信合规。严格遵守赛事规则、学术规范、知识产权、数据和安全要求；
（三）集中协同。协会建立稳定的核心参赛与项目骨干队伍，避免完全分散、重复投入和资料流失；
（四）责任明确。每个项目应明确负责人、成员、任务、时间、资源和成果归档责任；
（五）过程可追溯。重要决策、版本、经费、设备、成果和赛后总结应留存必要记录。
第二章 赛事信息与项目立项
第四条 赛事信息收集
研发部、活动策划部及各技术方向负责人可持续收集与协会培养方向相关的赛事信息，记录赛事名称、主办单位、参赛对象、报名时间、赛制、主要方向、费用和往届资料。对来源不明、规则异常或存在明显风险的赛事，应先核实再决定是否组织。
第五条 参赛项目筛选
协会是否统一组织参赛，应综合考虑赛事与培养方向的匹配度、学生时间、指导教师、技术积累、设备和经费条件等。无人负责、无法形成基本队伍或明显超出资源承载能力的项目，可不组织报名。
第六条 项目立项
协会内部技术项目或需集中投入资源的竞赛项目，原则上应进行简要立项。立项内容至少包括目标、负责人、成员、计划周期、主要任务、预期成果、资源需求和风险事项。小型短期练习项目可采用简化登记。
第七条 项目编号与台账
具备长期价值或使用协会经费、设备的项目应进入项目台账，并可设置内部项目编号。项目台账用于跟踪状态、负责人、成员、资源、成果和归档位置。
第三章 组队与成员选拔
第八条 参赛资格
以协会名义参加对外比赛的成员原则上应为正式会员，并按要求提交参赛申请或完成项目登记。特殊情况下确需吸收非会员参与的，应经主席团和相关负责人确认，并明确其身份、责任和资料使用范围。
第九条 组队原则
组队应根据赛事规则、技术方向、成员基础、时间投入和团队互补情况进行。协会鼓励高低年级合理搭配、老成员带新成员，并避免长期由少数人包揽全部关键工作。
第十条 队长或项目负责人
每支队伍或项目原则上确定1名队长或项目负责人，负责统筹任务、进度、报名材料、沟通、经费与设备需求、成果归档及赛后复盘。负责人不等于拥有全部成果或单方面决定权，重大事项应与团队和协会沟通。
第十一条 核心成员库
协会根据章程建立并动态维护不少于10人的核心参赛成员库。核心成员库应覆盖不同技术方向和年级，作为重点培养与赛事组织的人才基础；进入核心成员库不意味着自动获得所有参赛名额。
第十二条 成员调整
成员因课程、实习、健康或其他合理原因无法继续参与时，应尽早说明并完成交接。长期不履责、无故失联、违反诚信或安全要求且影响项目的，经团队负责人说明并报协会确认后，可调整项目成员。
第四章 参赛申请与协会名义使用
第十三条 参赛申请
参加对外比赛并使用协会名义、指导教师资源、协会经费或设备的，应在报名截止前完成参赛申请或项目登记。申请材料可采用电子形式，至少包括赛事、队伍、成员、指导教师、费用和主要资源需求。
第十四条 审核内容
审核重点包括赛事真实性与合规性、队伍完整性、成员资格、技术准备、时间安排、经费和设备可承受程度、是否与其他项目冲突。审核不应变成对技术方案的无必要行政干预。
第十五条 协会名称和标识
未经授权，任何个人不得以协会官方名义对外承诺、签署合作文件、接受赞助、发布联合声明或使用协会标识开展商业性活动。普通参赛报名中按事实填写协会或学校信息的，应符合主办方和学校要求。
第十六条 对外宣传
赛事和项目的对外宣传应真实准确，明确奖项级别、赛事名称、成员和指导教师，不夸大成果。涉及未公布赛题、合作单位保密信息、个人隐私或尚未授权公开的作品，不得擅自发布。
第五章 项目过程管理
第十七条 计划与任务分工
项目启动后，应根据周期建立基本任务分工和关键节点。中长期项目宜采用任务清单、版本库、项目看板或周报等方式跟踪，避免工作仅存在于个人聊天记录或个人电脑中。
第十八条 技术评审与指导
重大技术路线、关键安全环节、参赛作品定型前，可组织内部评审并邀请指导教师、相关培训负责人或有经验成员提供建议。评审应记录关键结论，但不得以评审代替项目组正常技术决策。
第十九条 版本与代码管理
软件、算法、嵌入式代码和重要配置文件原则上应采用可追溯的版本管理方式。涉及账号密钥、个人信息、竞赛受限数据的内容不得直接上传到公开仓库。项目负责人应保证核心成果不只保存在单一成员设备中。
第二十条 技术文档
中长期或具有传承价值的项目应形成必要文档，包括需求或赛题理解、系统结构、关键参数、接线或机械图、环境配置、运行方法、常见问题、测试结果和最终版本说明。
第二十一条 项目变更
项目目标、负责人、主要成员、经费预算或设备需求发生较大变化时，应更新项目记录。项目因客观原因停止的，应说明当前状态并归档已有成果，避免无结论“消失”。
第六章 经费、设备与安全
第二十二条 经费使用
竞赛报名、材料采购、加工制作、交通等费用应按照《财务与资产管理办法（试行）》执行。项目不得先以协会名义形成未经批准的重大支出，再要求协会事后承担。
第二十三条 设备使用
借用协会开发板、仪器、工具、机器人、传感器或其他资产时，应按资产制度登记。高价值或易损设备应明确保管人，项目结束后及时归还并核对状态。
第二十四条 安全管理
涉及强电、高温、激光、机械运动、锂电池、压力系统、化学材料或其他危险因素的项目，应遵守学校实验室和安全管理要求。未经指导或许可不得进行高风险操作，不得为赶比赛进度绕过必要保护措施。
第七章 学术诚信、知识产权与保密
第二十五条 学术与竞赛诚信
严禁抄袭、代做、伪造数据、冒名参赛、违规使用他人成果、违规共享赛题或其他违反赛事规则的行为。使用开源代码、公开数据、生成式人工智能工具或第三方资源时，应遵守赛事规则、许可证和引用要求。
第二十六条 知识产权
项目中形成的软件、文档、设计、作品和专利等成果，其署名和权益应依据实际贡献、学校规定、赛事规则和相关协议确定。协会不因提供平台或资源而当然取得成员个人成果的全部权利，也不得擅自抹去实际贡献者署名。
第二十七条 保密事项
对赛事明确要求保密的题目、未公开评测数据、合作方资料、尚未申请知识产权的关键方案、个人信息和账号密钥等，应设置访问权限。项目成员退出后仍应遵守合理的保密义务。
第八章 报名、比赛与成果确认
第二十八条 报名材料
队长或指定成员负责核对报名信息、姓名、学号、指导教师、队伍名称、赛道和费用等，避免因信息错误影响参赛。需要学校盖章、学院审核或指导教师确认的，应预留办理时间。
第二十九条 比赛纪律
参赛队伍应遵守赛事规则和现场纪律，妥善使用设备，尊重裁判、工作人员及其他参赛者。遇到争议应通过赛事规定渠道提出，不得以协会名义发布未经核实的攻击性信息。
第三十条 获奖与成果登记
比赛结果公布后，队伍应及时向协会提交获奖或参与信息。获奖证书、官方结果页、作品版本、成员信息和必要照片等应统一归档；宣传材料应以官方可核实结果为依据。
第三十一条 竞赛奖金
竞赛奖金的领取、分配和使用应优先遵循主办方、学校及指导单位相关规定。由协会统一领取或管理的，应纳入财务记录并公开处理依据。
第九章 赛后复盘与项目结项
第三十二条 赛后复盘
重点赛事和项目应在结束后原则上两周内完成复盘，内容可包括目标完成情况、技术方案、关键问题、时间管理、资源使用、比赛策略、成功经验和下一步改进。复盘以真实可复用为目的，不应只写获奖宣传。
第三十三条 结项资料
项目结项时应确认最终代码或文件、文档、设备归还、经费材料、证书成果和交接情况。具有继续培养价值的项目应明确下一届或下一阶段维护人。
第三十四条 项目暂停与终止
项目长期无进展、核心条件缺失、存在安全合规风险或成员无法继续投入时，可暂停或终止。终止决定应说明原因，妥善保存已完成成果和公共资产，不以失败为由删除过程资料。
第十章 争议处理与附则
第三十五条 团队争议
对任务分工、署名、资源使用或成员调整存在争议时，优先由项目组沟通解决；无法解决的，可提交研发部或主席团协调。涉及指导教师、知识产权或学校规定的，应及时征求相关单位意见。
第三十六条 违规处理
违反赛事规则、学术诚信、安全制度或擅自使用协会名义造成不良影响的，按照会员管理及学校有关规定处理；涉及严重问题的，应及时报告指导教师或相关部门。
第三十七条 解释与修订
本办法由协会主席团负责解释，研发部负责竞赛和技术项目的日常统筹。试行期间根据赛事变化和项目实践持续修订。
第三十八条 生效
本办法经协会规定程序审议通过，并按需要报指导教师或相关管理部门审核、备案后施行。