黄冈师范学院
人工智能与自动化协会
考勤与例会管理办法
（试行）
依据文件：《黄冈师范学院人工智能与自动化协会章程（2026年修订版）》及《会员管理办法（试行）》
适用范围：协会例会、培训、活动、项目会议等需要考勤事项及请假、迟到、缺席、记录与处理
文件状态：主席团审核稿，审议通过后按规定施行
2026年9月
第一章 总则
第一条 制定目的
为规范协会例会、培训、活动和项目协作中的考勤管理，建立清晰的签到、请假、迟到早退、无故缺席和记录机制，在维护组织秩序的同时保障会员正常学习安排和合理请假权利，制定本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于协会统一例会、部门例会、列入计划的培训、重要活动、项目或竞赛会议，以及其他事先明确需要考勤的事项。普通自愿学习交流原则上不作强制考勤。
第三条 基本原则
（一）事先明确。需要考勤的事项应在通知中明确说明，不得在活动结束后临时追加为强制考勤；
（二）真实记录。签到、请假和考勤统计应有依据，禁止代签、补造记录；
（三）学习优先。课程、考试、实习、学校统一活动等正当事项与协会活动冲突时，应允许依规请假；
（四）区别处理。迟到、请假、无故缺席和长期无法参与应区分认定，不以单次偶发情况直接作严重处理；
（五）可复核。会员有权查询与本人有关的考勤记录并对明显错误提出更正。
第二章 考勤事项与通知
第四条 应考勤事项
原则上，下列事项可纳入考勤：全体会员大会或重要例会、列入学期计划的统一培训、已确认参加的重要活动、项目或竞赛组的必要工作会议、承担岗位职责人员应参加的工作会议。
第五条 不宜强制考勤事项
临时兴趣交流、非本人技术方向的选修分享、未事先说明的临时集合、与正常课程明显冲突且可替代参与的活动，原则上不得直接认定为强制考勤事项。
第六条 活动通知
需要考勤的活动，应尽量提前发布通知，明确时间、地点、预计时长、参加对象、签到方式、请假渠道和负责人。一般事项原则上至少提前24小时通知；突发或临时事项无法满足的，应说明原因。
第三章 签到与考勤认定
第七条 签到方式
签到可采用网站或表单签到、现场扫码、负责人点名、项目系统记录等方式。签到方式应便于核验，原则上不收集与考勤无关的位置信息、身份证件等敏感信息。
第八条 正常出勤
会员在规定签到时间内到场并按要求参加至活动结束，或经负责人同意完成等效线上参与的，认定为正常出勤。
第九条 迟到
无正当理由在规定开始时间后到场但未超过15分钟的，原则上记为迟到。因上课地点较远、交通、老师拖堂等可合理说明的情况，经负责人确认可不记迟到。
第十条 早退
无正当理由在活动结束前15分钟以上离开，且未事先说明的，原则上记为早退。因课程、宿舍管理、身体不适等原因提前离开并及时说明的，可按请假或正常情况处理。
第十一条 缺席
未履行请假手续且在活动开始15分钟后仍未到场，或到场后大部分时间未参与且无合理说明的，原则上记为无故缺席。迟到或早退情节明显、累计影响活动参与的，可在学期考核中据实反映，但不机械按固定次数换算为缺席。
第十二条 代签与虚假记录
代替他人签到、要求他人代签、伪造请假材料或故意篡改考勤记录，属于诚信问题。经核实后应纠正记录，并可按照会员纪律管理规定处理。
第四章 请假管理
第十三条 可请假事由
课程与考试、实习实训、学校或学院统一安排、竞赛冲突、身体不适、家庭事务、兼职或社会实践中的合理冲突，以及其他经说明的正当事由，均可申请请假。协会不要求会员公开与请假无关的详细隐私。
第十四条 请假程序
能够提前预知的，请假人原则上应在活动开始前通过协会指定渠道提交请假，说明姓名、事项、时间和简要原因。紧急情况无法提前申请的，可先口头或消息告知负责人，并在事后补充记录。
第十五条 请假审批
一般活动由活动负责人、培训负责人、部门负责人或项目负责人按职责确认；涉及连续多次缺席、长期请假或干部履职的，应报主席团知悉。请假确认应以是否具有合理事由及是否影响已承担责任为主要判断，不得以私人关系决定。
第十六条 补学与任务安排
因请假错过必要培训、项目节点或会议决定的，会员应主动查看会议记录、补学资料或完成替代任务。负责人应为合理请假的会员提供可行的补充信息，不得因一次合理请假直接取消其会员资格。
第十七条 长期请假
预计连续四周以上无法正常参与协会活动的，按《会员管理办法（试行）》申请长期请假。长期请假期间不按普通缺席累计，但会员应妥善处理本人承担的固定任务和交接事项。
第五章 例会管理
第十八条 例会类型
协会例会包括会员大会或会员代表会议、主席团会议、部门例会、项目或竞赛组会议及其他专项工作会议。不同会议应控制参加范围，避免与议题无关的成员被频繁占用时间。
第十九条 会议频率
主席团和各部门根据实际工作安排例会，不强制追求固定高频。无明确议题或可通过书面沟通解决的事项，可取消或合并会议。全体会员大会按章程要求召开。
第二十条 会议准备
会议组织者应尽量提前明确议题、参会人员、预计时长和需准备材料。重要会议宜形成议程，涉及决策事项时应保证参会人员在会前获得必要信息。
第二十一条 会议纪律
（一）按时到会，确有冲突及时请假；
（二）会议期间保持基本安静，手机调至静音或不影响会议的状态；
（三）围绕议题发言，尊重不同意见，不进行人身攻击；
（四）涉及未公开项目、个人信息或内部决策的内容，不得擅自对外传播；
（五）形成任务分工时，应明确负责人和完成节点。
第二十二条 会议记录
重要例会应形成简明会议记录，至少包括时间、参会范围、主要事项、形成的决定、责任人和后续节点。会议记录按档案制度保存，必要时向相关成员开放查阅。
第六章 统计、反馈与处理
第二十三条 考勤统计
考勤记录由组织活动的负责人及时整理，原则上应在活动结束后一周内完成录入。跨部门统一活动由指定负责人汇总，避免重复记账。
第二十四条 会员查询与更正
会员可申请查询本人学期考勤记录。发现漏记、误记或请假状态错误的，应在合理期限内提出更正，并提供能够说明情况的信息。负责人核实后及时修正。
第二十五条 累计缺席提醒
一学期内出现2次无故缺席时，部门或相关负责人应进行提醒并了解原因；达到3次无故缺席时，原则上给予书面或可留痕警告，并要求说明后续参与计划；超过3次且无合理说明、经提醒仍无改进的，可按照《会员管理办法（试行）》启动限期整改、暂停相关资格或除名评估程序。
第二十六条 迟到早退处理
偶发迟到早退以提醒和记录为主。频繁迟到早退、明显影响集体活动或经提醒后仍无改进的，可纳入会员学期考核中的日常参与评价。
第二十七条 特殊情况
遇到大范围课程调整、极端天气、公共卫生、安全事件、学校临时安排或其他影响多人正常参加的情况，应优先调整、延期或取消活动，不宜大量记录缺席。
第七章 数据与隐私
第二十八条 考勤数据管理
考勤数据仅用于协会组织管理、培训认定、会员考核和必要的争议核查。应限制访问权限，不得将完整考勤表随意转发至公开群聊或公开网站。
第二十九条 保存期限
考勤原始记录原则上至少保存至相关学期考核和申诉期结束；对进入会员档案的汇总结果，可按照档案管理制度继续保留。无继续使用必要的原始定位、截图等辅助信息应及时删除。
第八章 附则
第三十条 制度衔接
本办法中的长期请假、纪律处理、培训考勤和项目会议分别与《会员管理办法（试行）》《会员培训管理办法（试行）》《竞赛与项目管理办法（试行）》衔接执行。
第三十一条 解释与修订
本办法由协会主席团负责解释，各部门和项目负责人负责职责范围内的考勤执行。试行期间可根据实际运行情况调整不合理的时间阈值或流程。
第三十二条 生效
本办法经协会规定程序审议通过，并按需要报指导教师或相关管理部门审核、备案后施行。