档案与信息管理办法（试行）

黄冈师范学院

人工智能与自动化协会

档案与信息管理办法

（试行）

依据文件：《黄冈师范学院人工智能与自动化协会章程（2026年修订版）》及会员、项目、财务等配套制度

适用范围：协会制度、会员、培训、项目、竞赛、活动、宣传、财务资产、账号和数字资料的归档、权限、备份与交接

文件状态：主席团审核稿，审议通过后按规定施行

2026年9月

第一章 总则

第一条 制定目的

为建立统一、可靠、可持续的协会档案与信息管理体系，避免重要资料分散在个人设备、聊天记录或临时网盘中，保障会员隐私、项目成果、协会账号和历史资料安全，根据协会章程及相关制度制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于协会在组织运行、会员管理、培训、竞赛项目、宣传活动、财务资产、换届和网站系统中形成或管理的纸质、电子和平台数据。

第三条 基本原则

（一）统一归档。重要资料进入协会统一存储体系，不以个人设备作为唯一存储位置；

（二）最小必要。只收集、保存完成管理目的所必需的信息；

（三）分类授权。公开资料、内部资料、受限资料和敏感资料按权限管理；

（四）版本清晰。制度、项目、宣传等重要文件应能识别当前有效版本和历史版本；

（五）定期备份。重要数据至少保留独立备份，防止单点丢失；

（六）可交接。账号、文件夹结构、管理员和未完成事项应能够在换届时完整移交。

第二章 档案分类

第四条 制度与组织档案

包括协会章程、管理办法、历次修订记录、会员大会和主席团重要决议、年度或学期计划总结、换届材料、指导教师及挂靠单位相关文件。

第五条 会员档案

包括入会申请、会员编号、基本信息、部门和技术方向、培训与考核、项目竞赛、任职、奖惩、状态变更及退出等必要记录。会员档案应严格限制公开范围。

第六条 培训档案

包括培训计划、讲义课件、代码案例、签到汇总、任务与评分标准、优秀样例、录屏或照片、培训复盘和负责人信息。

第七条 竞赛与项目档案

包括赛事信息、立项材料、成员分工、技术文档、代码与版本、报名材料、经费资产记录、官方结果、证书、作品、复盘和结项资料。

第八条 活动与宣传档案

包括活动方案、场地或审批材料、参与记录、新闻稿、图片视频、海报源文件、公众号文章、网站内容及其他品牌素材。

第九条 财务与资产档案

包括预算、收支台账、报销凭证索引、收入证明、赞助材料、财务报告、资产台账、借还记录、盘点和交接记录。

第三章 存储结构与命名规范

第十条 统一存储

协会应指定至少一种长期可交接的主存储平台，用于保存正式档案；对代码项目可使用代码仓库，对大型图片视频可使用专门存储。不得将单一干部私人网盘作为唯一正式档案库。

第十一条 目录结构

第十二条 文件命名

文件名原则上采用“日期_事项_版本/状态”的形式，例如“20260925_会员培训管理办法_v1.0.docx”“20261015_全国大学生智能汽车竞赛_赛后复盘_v1.0.docx”。正式发布制度可标注“正式版”，草稿和审核稿不得与正式版混淆。

第十三条 版本管理

制度、重要方案和长期项目应保留可识别版本。重大修订不直接覆盖唯一旧文件，可将旧版本移入历史归档。对代码和文本项目优先采用版本管理工具，避免使用大量“最终版2、最终版3”等无法识别的命名。

第四章 权限与个人信息保护

第十四条 信息分级

第十五条 个人信息收集

收集会员信息应以入会、联系、培养、考核和组织管理的必要范围为限。不得以“方便管理”为由收集与协会工作无关的身份证号、家庭住址、健康隐私、家庭情况等敏感信息；确因学校手续需要的，应说明用途并限制访问。

第十六条 公开原则

网站、公众号和公开名单中原则上不公开学号、手机号、个人成绩、处分记录等信息。发布成员照片、作品或个人经历时，应尊重本人意愿并遵循学校相关要求。

第十七条 权限调整

成员加入项目、担任干部或退出相应岗位时，应及时开通或回收对应权限。离任后不再需要的管理员权限应立即撤销，不因“方便以后帮忙”长期保留高权限账号。

第五章 账号、密钥与数字基础设施

第十八条 官方账号

协会网站、公众号、邮箱、代码仓库、云盘、域名、服务器等官方账号应登记平台、用途、管理员和恢复方式。管理员原则上至少2人，避免单人失联导致账号无法找回。

第十九条 密码与密钥

密码、API密钥、服务器密钥等不得直接写入公开文档、公开代码仓库或普通群聊。条件允许时使用可信密码管理方式保存，并设置多因素认证。需要交接的，应通过安全方式移交并在交接后视情况更换。

第二十条 代码仓库

协会项目应根据公开程度设置公开或私有仓库。仓库中不得提交个人隐私、赛事禁止公开的数据、私钥、访问令牌等。重要仓库应设置至少2名管理员并保留README、依赖和运行说明。

第二十一条 网站与服务器

网站域名、服务器、数据库和备份位置应形成管理员文档，包括续费时间、部署方式、主要依赖和恢复步骤。生产环境的最高权限应严格控制，日常内容编辑不应全部使用最高权限账号。

第六章 归档流程与资料质量

第二十二条 归档责任

“谁负责事项，谁负责首轮整理”。培训负责人归档培训资料，项目负责人归档项目资料，宣传负责人归档宣传素材，财务部归档财务资料；档案管理员或主席团负责检查目录和权限，而不是替所有人事后整理。

第二十三条 归档时间

一般活动和培训原则上在结束后两周内完成核心资料归档；竞赛和项目原则上在结果确认或结项后两周内完成；财务和资产资料按照经办和学期周期及时更新。

第二十四条 最低质量要求

归档资料应能让未参与该事项的下一届成员理解“这是什么、谁负责、做到什么程度、文件在哪里、下一步怎么继续”。只有零散截图、无说明代码或无法打开的文件不视为完整归档。

第二十五条 宣传素材原件

重要活动和获奖宣传除成品图片外，应尽量保留可继续编辑的源文件、原始照片或高质量素材，并记录必要的版权和使用限制。

第七章 保存、备份与清理

第二十六条 保存策略

第二十七条 备份要求

制度、会员台账、项目核心资料、财务资产台账和网站数据等重要内容应至少保留一份独立备份。条件允许时采用主存储+另一云端或离线备份的方式，并定期检查备份能否正常恢复。

第二十八条 数据清理

对失去使用目的的敏感原始信息、过期临时分享链接、重复大文件和包含账号密钥的旧文档，应定期清理。清理前应确认不影响学校规定的保存义务、财务审核、申诉复核和历史档案。

第八章 对外发布与资料使用

第二十九条 对外发布

对外发布协会制度、项目成果、成员信息和宣传素材，应确认其公开级别和事实准确性。未定稿制度、内部争议材料、未公开财务明细和受限项目资料不得误发到官网或公开平台。

第三十条 第三方资料

使用教材、论文、图片、开源代码、网络课程等第三方资料时，应尊重版权、许可证和引用要求。协会内部资料库不得成为未经授权复制传播商业课程或盗版资源的渠道。

第三十一条 成员成果使用

成员个人作品、代码、照片和经验材料用于协会宣传、培训或传承时，应合理标注贡献者并尊重其合法权益。超出原用途的公开发布或商业合作应重新确认授权。

第九章 换届、离任与信息事件处理

第三十二条 换届信息交接

换届前应核对主存储、目录结构、管理员账号、网站与域名、数据库、代码仓库、会员台账、财务资产档案、项目资料和备份位置，形成信息资产交接清单。

第三十三条 权限回收

干部、管理员、项目负责人离任时，应完成文件所有权转移、管理员新增与旧权限回收。无法直接转移所有权的平台，应提前更换绑定邮箱、手机号或恢复方式，并符合平台和学校规定。

第三十四条 丢失与泄露

发现账号被盗、资料误删、个人信息泄露、代码仓库误公开或重要数据丢失时，应立即采取停止分享、修改密码、撤销密钥、恢复备份等措施，并及时报告主席团；涉及学校系统、较大范围个人信息或严重安全风险的，应报告指导教师及相关部门。

第三十五条 事件复盘

重要信息安全事件处理完成后，应形成简要复盘，记录原因、影响、处理过程和防止再次发生的措施，不公开不必要的敏感细节。

第十章 附则

第三十六条 档案管理员

协会可由主席团指定档案与信息管理员，负责统一目录、权限检查、备份提醒和换届信息交接。档案管理员不当然拥有所有敏感资料的内容访问权，其权限仍应遵循最小必要原则。

第三十七条 制度衔接

会员、培训、竞赛项目、财务资产、干部工作形成的档案，分别执行相应专项制度中的内容要求，并由本办法统一规范保存、权限和交接。

第三十八条 解释与修订

本办法由协会主席团负责解释。网站、存储平台或学校信息管理要求发生变化时，应及时修订技术性条款。

第三十九条 生效

本办法经协会规定程序审议通过，并按需要报指导教师或相关管理部门审核、备案后施行。